Mengenal apa itu Email ? Beserta Jenis, Fungsi, dan Cara Kerjanya

Berita Baru, Tips – Apa itu email? Mari kita mengenal lebih jauh pengertian, jenis, fungsi, dan cara kerja email. Saat ini, teknologi telah berkembang pesat dan sangat berpengaruh terhadap kehidupan di berbagai bidang termasuk dalam hal berkomunikasi.

Jika pada zaman dahulu mengirim surat kepada orang lain dilakukan dengan menulis pada selembar kertas lalu mengirimnya melalui layanan pos atau yang sejenisnya, di mana proses pengirimannya bisa berhari-hari. Berbeda dengan sekarang, kita bisa mengirim surat dengan mudah dan cepat yaitu dengan menggunakan email.

Pengertian email secara umum

Apa itu email? Email atau yang biasa disebut surat elektronik secara umum adalah suatu sarana untuk mengirim dan menerima surat atau pesan dengan format digital melalui jalur jaringan komputer dan internet. Pesan digital atau surat elektronik tersebut dapat dibuat dan dikirim ke alamat email lainnya melalui jaringan internet dengan menggunakan komputer/ laptop dan gadget lainnya, seperti smartphone maupun tablet. Isi surat atau pesan pada Email dapat kita isi dengan konten gambar/suara dan video.

Saat ini mengirim pesan via email hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja tergantung dengan kecepatan jaringan internet yang terhubung. Bisa dikatakan, mengirim pesan via email merupakan salah satu cara yang paling efisien, murah, dan anti ribet. Email tidak hanya digunakan untuk mengirim surat/pesan saja, tapi juga diperlukan sebagai persyaratan untuk mendaftar akun media sosial lainnya, seperti Facebook, twitter, blogger dan lain-lain. Tidak hanya membahas mengenai pengertian email, di sini kita juga akan membahas tentang jenis, fungsi, dan cara kerja email.

Jenis-Jenis Email

Terdapat 3 jenis email yang dapat diklasifikasikan. Berikut ini mari kita bahas jenis-jenis email beserta penjelasannya.

• POP Mail

POP mail (Post Office Protocol) yaitu jenis email yang diperoleh pengguna dari ISP yang menjadi langganan atau alamat email pekerja yang diberikan oleh perusahaan kepada pekerjanya.

• Webmail

Webmail yaitu email yang berbasis website. Jadi, jika pengguna email ingin membuka email yang dimilikinya, dia harus membuka halaman situs dari penyedia layanan email tersebut.

• Forward Mail

Forward mail adalah sebuah layanan email yang meneruskan atau memforward email yang diterima oleh pengguna ke alamat email yang lainnya. Forward mail umumnya dipakai oleh mereka yang sering berganti-ganti alamat email.

Fungsi Email

Dilihat dati pengertian email di atas, maka dapat dikatakan fungsi email secara umum adalah untuk mengirimkan pesan atau surat kepada orang lain. Lebih lanjut, mari kita bahas fungsi email lebih luas lagi.

1. Mengirim dan Menerima Pesan

Untuk mengirim dan menerima pesan email di manapun berada saat ada gadget dan jaringan internet merupakan kegunaan email yang paling umum. Pesan tersebut bisa dikirim ke tujuan dengan waktu yang sangat cepat, bahkan dalam hitungan detik sudah sampai. Kecepatan pengiriman tersebut tentunya dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik dari si pengirim maupun si penerima.

2. Mengirim dan Menerima File

Selain mengirim pesan, email juga dapat digunakan untuk mengirimkan berbagai macam jenis file dan dokumen digital dengan ukuran tertentu, baik dalam bentuk foto, audio, video, teks, dan lain-lain. File tersebut biasanya ditambahkan dalam lampiran (attachment).

3. Sebagai Identitas Diri

Email juga dapat digunakan sebagai identitas diri kita di internet, di mana orang lain bisa menghubungi kita dengan menggunakan alamat email yang kita miliki. Email seringkali dijadikan syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai macam layanan digital, sebagai contoh untuk aktivasi layanan berlangganan surat, aktivasi smartphone dan yang lainnya.

4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs

Saat ini bagi sebagian besar website, memerlukan email penggunanya supaya dapat melakukan aktivitas di website tersebut. Misalnya situs media sosial, situs e-commerce, situs forum, game online dan berbagai macam layanan yang lain yang mengharuskan penggunanya untuk mendaftarkan email yang dimilikinya. Hal itu dikarenakan beberapa layanan website tersebut memerlukan verifikasi dari penggunanya, dan ini hanya dapat dilakukan apabila pengguna mempunyai alamat email yang valid.

5. Email untuk Media Pemasaran

Sekarang ini email banyak yang digunakan sebagai sarana pemasaran online. Sebagian besar pebisnis online melakukan pemasaran lewat email untuk dapat meningkatkan penjualannya.

Cara Kerja Email

Cara kerja email cukup sederhana, sama seperti kita menulis surat untuk orang lain. Bedanya, dengan email kita bisa mengirim pesan dengan waktu pengiriman yang lebih cepat dan dapat disertai dengan file-file tertentu yang ingin kita kirim. Di bawah ini proses cara kerja email secara singkat.

1. Pertama, pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.
2. Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
3. Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
4. Pada saat pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
5. Saat penerima email membuka pesan di kotak pos/inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
6. Terakhir, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.

Nah, di atas merupakan penjelasan mengenai  pengertian, jenis, fungsi, dan cara kerja email secara singkat. Setelah mengetahui dan memahami seluk beluk mengenai email, kamu bisa mencoba untuk mengaplikasikannya agar mempermudah dalam kegiatan berkomunikasi.